klauzula apostille

Klauzula apostille – podstawowe informacje

Apostille to czynność urzędowa, która prowadzi do stwierdzania autentyczności dokumentu. Takie uwiarygodnienie umożliwia posługiwanie się dokumentem poza terytorium kraju.

Czym jest klauzula apostille?

Jak wspomniano powyżej, klauzula apostille to forma potwierdzania autentyczności dokumentów. Podejmowane w jej trakcie czynności mają na celu honorowanie polskich dokumentów poza granicami państwa. W tym przypadku poddany procedurze dokument polski, któremu została nadana klauzula apostille traktowany jest w innych krajach jako posiadający moc prawną.

Jakie regulacje prawne odnoszą się do klauzuli apostille?

Procedura nadawania klauzuli apostille dokumentom ma swoje umocowanie prawne w konwencji haskiej z dnia 5 października 1961 roku. To międzynarodowe porozumienie obejmuje niemal sto dwadzieścia krajów, w tym między innymi Francję, Niemcy, Meksyk, Nową Zelandię czy Norwegię. We wszystkich tych krajach dokumenty, którym nadana została klauzula są traktowane jako autentyczne i posiadające moc prawną. W przypadku, w którym dany kraj nie jest członkiem wspomnianej konwencji haskiej dla potwierdzenia autentyczności konieczna jest legalizacja dokumentów. Należy podkreślić, że w odniesieniu do tych dwóch pojęć – apostylla to zdecydowanie łatwiejszy i szybszy sposób na potwierdzenie autentyczności dokumentów.

Legalizacja dokumentów

W jakich sytuacjach wymagana jest apostylla?
Zweryfikowanie autentyczności dokumentu oraz nadanie mu stosownej klauzuli jest konieczne w celu posługiwania się nim w kraju będącym sygnatariuszem konwencji haskiej. W tym przypadku apostylla odnosi się stricte do dokumentów urzędowych, takich jak na przykład akty stanu cywilnego, wyroki i postanowienia sądowe, akty notarialne, wypisy z rejestrów, dokumenty administracyjne, a także zaświadczenia urzędowe, które zostały złożone na dokumentach prywatnych. Klauzula może i powinna być również nadawana dyplomom ukończenia uczelni wyższych. W odniesieniu do powyższych dokumentów zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej numer 2016/1191 przyjętym w dniu 6 lipca 2016 roku doszło do zniesienia wymogu nadawania klauzuli w wybranych przypadkach. Dotyczą one dokumentów dotyczących urodzenia, zgonu, zawarcia małżeństwa, separacji i jego unieważnienia, pochodzenia dziecka czy jego przysposobienia, a także obywatelstwa, miejsca zamieszkania, miejsca pobytu czy braku wpisu w rejestrze karnym.

W jaki sposób i kto może poświadczyć autentyczność dokumentu?

Apostylla może być przeprowadzana przez różne organy państwa w zależności od rodzaju dokumentu. Wszelkie informacje dotyczące wybranych dokumentów wraz ze wskazaniem podmiotu mogącego potwierdzić jego autentyczność dostępne są na stronach Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Warto dodać, że w przypadku większości dokumentów to właśnie Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest organem właściwym. Stwierdzenia autentyczności dokumentów wydanych przez placówki oświatowe, w tym na przykład dyplomów ukończenia uczelni wyższych czy szkół średnich dokonuje Ministerstwo Edukacji Narodowej czy Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

W jaki sposób można uzyskać klauzulę autentyczności?

Wniosek o poświadczenie autentyczności dokumentów oraz prośbę o wydanie stosownej klauzuli może być wysłany listownie lub złożony osobiście w Ministerstwie Spraw Zagranicznych lub innym wskazanym. We wniosku należy wskazać między innymi rodzaj dokumentu poddawanego sprawdzeniu oraz dane osoby wnioskującej. Koszt uzyskania klauzuli to wydatek 60 zł za pojedynczy dokument. Należy pamiętać o tym musi to być oryginał, a nie jego kopia.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *